LLUVIA DE PALABRAS
Situación Problemática
La Gerente Nacional de una importante franquicia hotelera campestre informa que se está realizando la venta de planes que no pueden ser cubiertos por la franquicia, debido a la disponibilidad de personal en ciertas temporadas o a la falta de insumos requeridos para prestar un servicio óptimo. Lo anterior está causando que muchos clientes opten por hospedarse y adquirir planes con la competencia generando la disminución de la rentabilidad, imagen de la franquicia y el nivel de satisfacción de los clientes.
La información de las ventas es diligenciada en planillas y enviada por correo certificado para ser almacenada en un archivo central de la franquicia, debido a que ésta no posee una infraestructura tecnológica para sistematizar las ventas. Antes de realizar el almacenamiento de las ventas, el Jefe de Archivo realiza una copia de seguridad de la plantilla y procede a realizar la organización y clasificación de las ventas por sucursal para posteriormente informar vía telefónica a las sucursales la cantidad de planes vendidos.
En algunas ocasiones la comunicación entre los administradores de las sucursales y el Jefe del archivo central no es efectiva, por lo cual se hace necesario solicitar la información vía correo certificado.
Después de ser recibida por correo certificado la copia o la llamada con la información de las ventas por parte del Jefe de archivo, ésta es evaluada por el administrador de la sucursal para estimar la cantidad de insumos que van a ser requeridos para una temporada específica, además para estimar la cantidad de personas que serán requeridas para garantizar la atención oportuna de los requerimientos de los clientes.
Si la sucursal cuenta con los insumos o con el inventario y el personal respectivo para la atención de los clientes, el administrador brinda el visto bueno de las ventas, de lo contrario procede a realizar la compra de los insumos requeridos y la contratación temporal de un nuevo personal para garantizar el nivel de satisfacción de los clientes.
Según lo anterior, la Gerente Nacional solicita la implementación de un Sistema de Información que le permita visualizar en tiempo real las ventas realizadas para cada sucursal, la cantidad de insumos disponibles en el inventario de cada sucursal y las sucursales con disponibilidad de planes turísticos.
Con lo anterior se podrán implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora continua que le permitan a la franquicia aumentar su rentabilidad y su imagen.
Diagrama CAUSA - EFECTO
Diagrama de Pareto
Formulación del Problema
Conocida la situación problemática “Ventas de Planes Turísticos sin Soporte (Personal e Insumos)”, generada para la franquicia hotelera por la causa raíz: “Falta de Software - Para Administrar las Ventas”, se realiza la siguiente formulación:
¿Cómo se puede optimizar el proceso para las ventas de planes turísticos en la franquicia hotelera?
Según la formulación del problema, se define el siguiente objetivo general:
Optimizar las ventas de los planes turísticos en la franquicia hotelera.
Objetivos Específicos
Según la formulación del objetivo general, se definen los siguientes objetivos específicos:
Según la formulación del objetivo general, se definen los siguientes objetivos específicos:
· Optimizar la administración de las ventas de planes turísticos en la franquicia.
· Reducir la venta de planes que no pueden ser cubiertos por la franquicia.
· Aumentar la rentabilidad por las ventas en la franquicia.
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